El artículo 34 delReal Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, establece, en su artículo 34. 9 la obligación de las empresas y empresarios de controlar y permitir la existencia de un registro horario de las jornadas laborales de sus empleados, indicando textualmente que “La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la existencia de flexibilidad horaria.”.
Esta necesidad de las empresas de registrar la jornada laboral de sus trabajadores existía desde siempre, sobre todo con los trabajadores a tiempo parcial, si bien se convierte en obligatoria a partir del 12 de mayo de 2019, con ocasión de la modificación realizada en el art. 34 del Estatuto de los Trabajadores por parte del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, y empieza entonces toda una avalancha de consultas a Asesores y Abogados Laboralistas sobre la mejor forma de realizar esos registros de jornada, especialmente de cara a una posible inspección de la autoridad laboral, así como para conseguir una adecuada defensa en posibles procedimientos judiciales iniciados por los trabajadores.
Con carárter general, se adoptó el método del registro individual escrito, en el que cada uno de los trabajadores indicaba, preferentemente de forma manuscrita, diariamente una hoja de papel la hora de inicio y fin de su jornada laboral, siendo firmada día a día por cada uno de los empleados. Este registro escrito era susceptible de falsedades y manipulaciones, pudiendo firmar el trabajador un horario que no era el que realmente desempeñaba, pero sí era el que le ponía a firmar la empresa, e incluso pudiendo suceder que otro trabajador imitase la firma de un compañero.
Algunas empresas, especialmente aquellas de mayor tamaño, utilizaban ya, o empezaron a utilizar el sistema de identificación digital, con huella dactilar, que permitia que el trabajador tuviese que “fichar” obligatoriamente por él mismo al inicio y fin de la jornada laboral, poniendo su dedo en un sensor en el que previamente se había guardado su huella dactilar, esto es, sus datos biométricos dactilares. Sobre la legitimación de las empresas para emplear este tipo de registro de jornada ya se pronunció nuestro Tribunal Supremo, e incluso el Reglamento General de Protección de Datos que, en el año 2016, había incluido los sistemas de identificación por huella dactilar y datos biométricos de los trabajadores, considerándolos perfectamente legales, al emplearse la huella únicamente como modo de vertificar la identidad de un trabajador, y no para identificarlo en relación otras personas. Sin embargo, en abril de 2023, el Comité Europeo de Protección de Datos, unificó el criterio de Autenticación y e Identificación que la Agencia Española de Protección de Datos había mantenido separado considerando que, en ambos casos, el uso de la huella dactilar del trabajador supone el procesamiento de datos biométricos relacionados con una persona física, identificada o identificable y, por lo tanto, constituyen tratamiento de categorías especiales de información personal.
Ante este criterio europeo, la AGPD ha tenido que cambiar su criterio, dictando y publiccando el pasado 23 de noviembre de 2023 una nueva Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos, en la que estos datos biométricos pasan a ser considerados de “categoría especial”, por lo que no podrían emplearse ni aun contando con el consentimiento de los trabajadores, deviniendo, consecuentemente, el reconocimiento de huella dactilar o el reconocimiento facial prohibido con carácter general, salvo en los escasos supuestos recogidos en el artículo 9 del Reglamento General de Protección de Datos (interés público, sanitario, de seguridad pública, etc.).
Con la nueva interpretación de la Agencia Española de Prorección de Datos debería sustituirse el sistema de registro de huella dactilar o por reconocimiento facial por una persona que controle y verifique el acceso o cualquier otro sistema de que no implique el uso de sus datos biométricos.
Su aplicación es inmediata, por lo que cualquier empresa que utilice este sistema de reconocimiento biométrico desde el 23 de noviembre de 2023 puede ser sancionada por la Agencia Española de Protección de Datos, sin importar que cuando se instalara dicho sistema fuera legal, e incluso ya se ha dictado alguna Sentencia que reconoce a los trabajadores el derecho a ser indemnizados por la empresa tras aplicarle biometría de manera ilegal, en aquel supuesto, un sistema de reconocimiento facial, por considerar el Juzgado ese uso ilegítimo de datos biométricos como una “falta muy grave” que lleva aparejada una sanción mínima de 6.251 euros.
Por todo ello, en NBA quedamos a disposición de empresas y autónomos para solucionar las dudas que esta nueva regulación pueda crearles.
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